Automatiser la prise de RDV par téléphone, c’est répondre au client qui appelle, consulter votre agenda pendant qu’il est encore en ligne, et poser le rendez-vous avant qu’il raccroche.
Ce n’est pas la même chose qu’un lien de réservation en ligne.
Le lien attend que le client aille sur votre site, trouve la page et remplisse le formulaire. Le téléphone, lui, sonne pendant que vous êtes sur un chantier, en rendez-vous, ou tout simplement fermé.
J’ai construit Atlas pour ce moment-là.
Dans cet article, je vous montre ce qui se passe réellement pendant un appel, ce que vous recevez après, ce que ça coûte, et surtout ce qu’Atlas ne sait pas faire.
Réservation en ligne et réservation pendant l’appel : la différence
Un outil de réservation en ligne fait très bien son travail quand le client est devant un écran.
Le problème, c’est que beaucoup de vos clients ne passent pas par là.
Ils prennent leur téléphone. Et s’ils tombent sur un répondeur, la plupart ne laissent pas de message : ils appellent le suivant sur la liste.
Automatiser la prise de RDV par téléphone répond à ce cas précis. L’agent décroche, comprend la demande, regarde les créneaux réellement libres dans votre agenda, et pose le rendez-vous.
Les deux approches ne s’opposent pas. Si vous avez déjà un outil de réservation en ligne, gardez-le. Atlas couvre ce qu’il ne couvre pas : l’appel.
Ce qui se passe pendant l’appel
Voici le déroulé, dans l’ordre.
- Atlas décroche et se présente au nom de votre entreprise.
- Il comprend la demande et pose une question de clarification si elle est vague.
- Il consulte votre Google Calendar et propose des créneaux réellement disponibles, dans votre fuseau horaire.
- Il prend le nom et confirme le numéro, puis l’adresse si une intervention est envisagée.
- Il écrit le rendez-vous dans votre agenda pendant que le client est encore en ligne.
Il parle français et anglais, et bascule en cours de conversation si votre client change de langue.
Un détail qui compte : Atlas n’annonce jamais un délai d’intervention et ne pose aucun diagnostic technique. Il n’est pas du métier, et il ne fera pas de promesse que vous devrez tenir à sa place.
Un appel, du début à la fin
Voici à quoi ressemble un appel réel, chez un plombier dont l’agent connaît la zone, les horaires et les prestations.
18 h 52, un jeudi. Le patron est sous un évier.
Atlas — Dupont Plomberie, bonjour, je suis Atlas, l’assistant de l’entreprise. Que puis-je faire pour vous ?
La cliente — Bonjour, j’ai une fuite sous mon lavabo, ça goutte depuis ce matin.
Atlas — Je note. Est-ce que l’eau continue de couler, ou avez-vous pu fermer l’arrivée ?
La cliente — J’ai fermé le robinet sous le meuble, ça s’est arrêté.
Atlas — Très bien. Je peux vous proposer demain à 9 h 30, ou vendredi à 14 h. Qu’est-ce qui vous arrange ?
La cliente — Demain 9 h 30, parfait.
Atlas — C’est noté. Votre nom et prénom ? Et je vous rappelle au numéro depuis lequel vous appelez, c’est bien ça ?
Pendant cet échange, le rendez-vous est écrit dans l’agenda. Le patron n’a pas décroché, n’a pas rappelé, et n’a rien perdu.
Remarquez ce qu’Atlas ne dit pas : il ne diagnostique pas la fuite, il ne promet pas une heure d’arrivée, et il n’annonce aucun tarif de réparation. Il qualifie, il réserve, il transmet.
Trois autres situations d’appel
Les situations ci-dessous sont des exemples illustratifs. Elles décrivent le fonctionnement documenté d’Atlas, pas des appels réels de clients.
Le créneau demandé est déjà pris
Un client veut passer vendredi à 14 h, mais votre agenda affiche déjà un rendez-vous à cette heure. Atlas ne crée pas de doublon : il consulte les disponibilités réelles et propose d’autres créneaux libres. Le client en choisit un, et c’est celui-là qui est écrit.
Le client appelle en anglais
Un client étranger, ou simplement plus à l’aise en anglais, appelle ou change de langue en cours de conversation. Atlas parle français et anglais, et suit le changement sans reprendre l’appel depuis le début. Le récapitulatif que vous recevez contient la transcription de l’échange.
Le client ne donne pas d’adresse e-mail
Un client prend rendez-vous mais ne souhaite pas laisser d’adresse e-mail. Le rendez-vous est bien écrit dans votre agenda. En revanche, aucune confirmation n’est envoyée à l’appelant, puisque cette confirmation n’est envoyée que s’il a laissé une adresse. Vous, vous recevez toujours le récapitulatif.
Ce que vous recevez après l’appel
Dès que le client raccroche, vous recevez un e-mail.
Il contient la qualité de l’appel, l’issue, la durée, le nom et le numéro de l’appelant, sa demande, le rendez-vous s’il y en a un, un résumé, et la transcription complète de l’échange.
Vous n’avez donc rien à écouter et rien à rappeler pour savoir ce qui s’est dit.
Si l’appel s’est mal passé, l’objet du mail commence par [PROBLEME]. Vous le voyez sans ouvrir.
L’appelant, lui, reçoit une confirmation écrite par e-mail — uniquement s’il a laissé une adresse et qu’un rendez-vous a été pris.
Tous vos appels restent consultables dans votre espace client, avec leur résumé et leur transcription, aussi longtemps que votre abonnement est actif.
Ce que vous préparez avant la mise en service
L’agent ne sait que ce que vous lui donnez dans le questionnaire. Quelques minutes de préparation évitent plusieurs allers-retours ensuite.
- Vos prestations : ce que vous faites, et ce que vous refusez.
- Votre zone d’intervention, avec les communes écrites comme vos clients les disent.
- Vos horaires et les créneaux que vous acceptez de proposer.
- La durée de chaque type de rendez-vous, pour que le créneau réservé corresponde à la réalité.
- Les questions à poser à chaque appelant, par exemple l’adresse ou une courte description du besoin.
- Les tarifs que vous acceptez de citer, toujours comme indicatifs, ou aucun.
- Votre numéro d’urgence, si vous voulez qu’Atlas le communique.
Une règle simple : ce qui n’est pas écrit dans la fiche n’est pas dit. C’est la meilleure protection contre une réponse inventée.
Ce qu’Atlas ne fait pas
Je préfère l’écrire noir sur blanc plutôt que vous laisser le découvrir.
- Il n’envoie pas de SMS. Les récapitulatifs et les confirmations partent par e-mail.
- Il ne transfère pas un appel. Il peut communiquer un numéro d’urgence si vous lui en donnez un, mais il ne bascule jamais la ligne.
- Il ne pose aucun diagnostic par téléphone.
- Il n’annonce aucun délai d’intervention.
- Il n’invente aucun tarif. Il ne cite que ceux de votre fiche, toujours comme indicatifs, à confirmer sur place.
Si l’une de ces limites est bloquante pour votre activité, dites-le-moi avant d’essayer. Vous perdrez moins de temps.
Brancher votre CRM : possible, mais pas dans l’offre de départ
La question revient à chaque fois, alors autant être clair.
Connecter Atlas à votre CRM ou à votre logiciel métier est techniquement possible. Nous le faisons au cas par cas.
Mais ce n’est pas inclus dans l’offre de départ. Ce qui est branché d’origine, c’est Google Calendar pour les rendez-vous et l’e-mail pour les récapitulatifs.
Si vous avez besoin que chaque appel remonte dans votre CRM, c’est un développement en option, à chiffrer séparément. Parlons-en avant que vous démarriez, pas après.
Combien coûte l’automatisation de la prise de RDV par téléphone
Le prix tient en deux lignes : un abonnement, plus les minutes d’appel. Tous les prix sont TTC.
- 39 €/mois pour les 20 premiers clients, prix conservé tant que l’abonnement reste actif. Ensuite, le tarif normal est de 99 €/mois.
- 0,20 € par minute d’appel, arrondie à la minute supérieure : un appel de 70 secondes compte pour 2 minutes.
- En annuel : 374,40 € par an, soit l’équivalent de 31,20 €/mois. L’usage s’ajoute.
Concrètement, un mois à 100 minutes facturées coûte 39 € + 20 €, soit 59 €. Un mois à 300 minutes coûte 39 € + 60 €, soit 99 €.
L’essai dure 7 jours et comprend 100 minutes offertes, une seule fois. La carte est enregistrée à l’inscription et le premier prélèvement a lieu au septième jour.
Deux précisions que peu de monde écrit : les minutes au-delà des 100 offertes sont facturées, même pendant l’essai. Et passé l’essai, chaque minute est facturée dès la première.
Comptez 3 à 5 jours entre la validation de votre questionnaire et la mise en ligne de votre agent.
Tester la prise de rendez-vous pendant l’essai
L’essai sert à vérifier que le rendez-vous posé est bien le bon. Voici une série d’appels de test à passer vous-même.
| Appel de test | Ce qui doit se passer | Où vérifier |
|---|---|---|
| Demande de rendez-vous, créneau libre | Le rendez-vous est écrit dans l’agenda | Google Calendar, e-mail |
| Même demande sur un créneau déjà pris | Pas de doublon, un autre créneau est proposé | Agenda, transcription |
| Nom épelé et numéro dicté | Informations correctes dans le récapitulatif | Résumé, transcription |
| Appel avec adresse e-mail | Confirmation reçue par l’appelant | Boîte de l’appelant |
| Question hors de la fiche | Rien d’inventé, demande transmise | Transcription |
| Demande de transfert ou de SMS | Atlas explique qu’il ne le fait pas | Transcription |
Comparez chaque résultat avec ce que vous aviez prévu avant l’appel. Notez les phrases exactes qui sonnent faux : elles rendent la demande d’ajustement précise.
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